Cómo Organizar Su Oficina

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Cualquiera puede apreciar la vista de un ejecutivo ocupado, de alto nivel, sentado detrás de un gran escritorio sin siquiera un trozo de papel, y mucho menos una mota de polvo, a la vista. Las apariencias desmienten la realidad, porque ese ejecutivo probablemente esté tan ocupado como tú, pero ha encontrado la forma de organizar la carga de trabajo de su oficina. También puedes hacerlo, siempre y cuando desarrolles un sistema que funcione para ti. Esto podría significar el empleo de algunas técnicas “comprobadas” y descartar otras. Al igual que el ejecutivo de alto nivel, recuerde que usted está a cargo y que le corresponde tomar el control de su carga de trabajo antes de que tome el control de usted.

Establezca un sistema de archivo electrónico y de papel para que pueda prescindir de la información una vez que haya terminado de revisarla. Muchos profesionales de negocios son “maestros apiladores”, lo que significa que tienden a acumular montones de papel que eventualmente los abruman. Haga un compromiso para trabajar en un proyecto y luego, cuando haya terminado, archívelo rápidamente. Para archivos en papel, establezca un sistema de archivos codificado por colores, con cada color que denote un mensaje significativo para usted. Por ejemplo, implemente un sistema de jerarquía tricolor en el que verde significa “alta prioridad”, amarillo significa “prioridad moderada” y rojo significa “baja prioridad”. O bien, para reducir la cantidad de archivos en su escritorio, use un sistema de dos colores. Siga la misma lógica para crear un sistema de archivo de computadora.

Crea una lista de tareas diarias y mantenla contigo en todo momento para mantenerte enfocado y encaminado. Tache las tareas a medida que las completa. Del mismo modo, mantenga un calendario con usted en todo momento, haciendo una referencia cruzada de los dos según sea necesario. Revise su lista de tareas al final de cada día y al comienzo de cada nuevo día para consolidar sus obligaciones diarias en su mente.